Privacyverklaring
Verwerkingsverantwoordelijke: StudyByYou (commerciële naam van HA Trading BV, Tandemlos 36, 9800 Deinze, btw BE 0765.741.556, RPR Gent)
Privacycontact: [email protected]
Welke gegevens verwerken we?
Voor bestelling en facturatie verwerken we naam, e-mailadres, gekozen formule, betaalstatus en eventuele facturatiegegevens. Voor de persoonlijke analyse verwerken we onder meer de volledige naam van de student (alle voornamen en de familienaam), geboortedatum, exact geboorteuur, geboorteplaats, onderwijsfase en vrijwillige antwoorden over interesses, hobby’s, schoolervaring en praktische voorkeuren. De betaaldienst verwerkt betaalgegevens rechtstreeks; StudyByYou ontvangt geen volledige kaart- of bankgegevens.
Waarom en op welke grond?
We verwerken gegevens om de overeenkomst uit te voeren: bestelling registreren, betaling controleren, analyse en rapport maken, digitaal leveren en eventueel een gesprek organiseren. Het rapport wordt samengesteld met de eigen methodieken en de eigen databank van StudyByYou. Facturatie- en boekhoudgegevens verwerken we om wettelijke verplichtingen na te komen. Beveiligingsregistraties zijn gebaseerd op het gerechtvaardigde belang om fraude en misbruik te voorkomen. Optionele marketing gebeurt alleen na afzonderlijke toestemming.
Gegevens van minderjarigen
De bestelling wordt door een meerderjarige geplaatst. De student krijgt begrijpelijke informatie over de verwerking. We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn voor de gekozen dienst.
Beveiliging en ontvangers
Je vult de bestelling en de gegevens van de leerling in één formulier in. De gegevens van de leerling worden meteen, nog vóór de betaling, versleuteld bewaard en nooit aan de betaalpagina doorgegeven. Pas na een bevestigde betaling worden ze verwerkt. Toegang is beperkt. Gegevens worden alleen gedeeld met verwerkers die nodig zijn voor de dienst:
- Cloudflare: hosting en beveiliging van de website, de versleutelde opslag van de aanvragen, het versturen van de bevestigingsmails en de anonieme bezoekersstatistieken;
- een erkende betaaldienst: de betaling;
- een AI-dienst in Zwitserland: ondersteuning bij het samenstellen en opmaken van de rapporten en bij het beheer van de databank;
- de e-mailprovider van [email protected]: de briefwisseling met jou.
Met verwerkers worden passende afspraken gemaakt.
Reviews: na de levering geven we je e-mailadres door aan Trustpilot A/S (Denemarken). Trustpilot stuurt je één keer een uitnodiging om je ervaring te delen. Een review schrijven is nooit verplicht. Trustpilot gebruikt je e-mailadres enkel daarvoor, volgens zijn eigen privacybeleid.
Gebruik van AI
De analyse zelf gebeurt met de eigen methodieken van StudyByYou. AI wordt alleen ondersteunend ingezet: bij het samenstellen en opmaken van de rapporten en bij het beheer van de databank. Daarvoor gebruiken we een AI-dienst die de gegevens uitsluitend in Zwitserland verwerkt. Die dienst bewaart de aanvragen aan de AI niet en gebruikt ze niet om AI-modellen te trainen. De gegevens worden alleen gebruikt om het rapport te maken. Er worden geen automatische beslissingen over de leerling genomen: het rapport is een advies, de keuze blijft bij jullie.
Bezoekersstatistieken
Voor anonieme, geaggregeerde bezoekersstatistieken gebruiken we Cloudflare Web Analytics, zonder cookies of andere opslag in je browser. Zie ook ons cookiebeleid.
Kom je via een campagnelink (bijvoorbeeld uit een nieuwsbrief of een bericht op sociale media), dan bewaren we bij een bestelling enkel het label van die campagne, zoals “instagram” of “najaar”. Zo zien we welke campagnes werken. Daarvoor gebruiken we geen cookies.
Bewaartermijnen
- Onvoltooide (niet-betaalde) aanvraag: wordt na 48 uur automatisch en volledig gewist. Annuleer je de aanvraag zelf na een afgebroken betaling, dan wissen we ze meteen.
- Ruwe geboorte- en intakegegevens: in beginsel tot 90 dagen na levering.
- Een beveiligde kopie van het rapport: maximaal 12 maanden voor herlevering en ondersteuning.
- Notities van een gesprek: maximaal 6 maanden.
- Klacht- en servicedossier: maximaal 2 jaar.
- Facturen en boekhoudstukken: gedurende de wettelijk vereiste termijn.
Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit nodig is voor een lopend geschil of een wettelijke verplichting.
Internationale doorgiften
Wanneer een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebruiken we een wettelijk overdrachtsmechanisme en passende aanvullende beveiliging. Voor Zwitserland, waar de AI-dienst de gegevens verwerkt, heeft de Europese Commissie bevestigd dat het beschermingsniveau passend is.
Jouw rechten
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar, voor zover de wet dit toestaat. Toestemming kan altijd worden ingetrokken voor de toekomst. Stuur je verzoek naar [email protected]. Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Geen geautomatiseerde eindbeslissing
De analyse ondersteunt een onderwijs- of studiekeuze. Ook al wordt AI ondersteunend ingezet bij het samenstellen van de rapporten, StudyByYou neemt geen bindende beslissing over toelating, schoolloopbaan of toekomst van de student. De uiteindelijke keuze blijft bij de student en de ouders.
Versie 31 oktober 2026